Các chức năng và tùy chọn hữu ích cho người dùng Google Trang tính

Các chức năng và tùy chọn hữu ích cho người dùng Google Trang tính như thế nào ?

Bất kỳ ai trước đây đã làm việc với Excell sẽ khó bỏ qua các tính năng tuyệt vời và khía cạnh cộng tác của Google Trang tính.

Rất có thể, bạn đã có một tài khoản Google miễn phí và quyền truy cập vào nhiều ứng dụng nâng cao mà cách đây không lâu đi kèm với một mức giá quá đắt. Sử dụng Google Trang tính là miễn phí và nếu bạn làm việc với bảng tính, sẽ thật tiếc nếu bạn không dùng thử.

Hầu hết người dùng hầu như không làm hết những gì công cụ mạnh mẽ và miễn phí này có thể làm. Đó là lý do tại sao lần này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn một chút để tìm ra các thủ thuật Google Trang tính tốt nhất.

Hãy ngồi xuống chiếc ghế máy tính thoải mái của bạn và đọc tiếp. Bạn sẽ sớm thấy điều gì khiến phần mềm này trở nên có giá trị để tổ chức quy trình làm việc, cộng tác dự án, thu thập dữ liệu và hơn thế nữa.

Các chức năng và tùy chọn hữu ích cho người dùng Google Trang tính

Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một trong những thủ thuật Google Trang tính hay nhất. Hoàn hảo để tập trung vào dữ liệu quan trọng trong bảng của bạn. Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng đánh dấu các giá trị thấp hoặc cao mà bạn cần chú ý.

Google Trang tính cũng cho phép bạn áp dụng một dải màu cho dữ liệu của mình. Tạo một bản đồ nhiệt một cách hiệu quả cho phép bạn nhanh chóng xác định các khu vực cần tập trung vào.

Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trong menu thả xuống Định dạng bên dưới Định dạng có điều kiện. Các quy tắc định dạng có điều kiện cho phép bạn chọn một màu duy nhất hoặc một thang màu và thiết lập các quy tắc khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của bạn.

Hình ảnh hóa dữ liệu Sparkline

Trong số các tính năng hữu ích của Google Trang tính. Bạn sẽ tìm thấy tính năng trực quan hóa dữ liệu sparkline. Sử dụng hàm SPARKLINE và chọn phạm vi ô cho phép bạn tạo trực quan hữu ích trong một trường duy nhất.

Tạo biểu đồ

Google Trang tính có nhiều lựa chọn biểu đồ mà bạn có thể sử dụng để hiển thị dữ liệu của mình một cách đầy đủ. Việc thêm biểu đồ là một vấn đề đơn giản khi tìm chúng trong menu thả xuống Chèn và chọn một cột hoặc dải hàng bạn muốn trực quan hóa. Bạn có lựa chọn các biểu đồ đường, khu vực, cột, thanh, hình tròn, phân tán và thậm chí cả bản đồ.

Hình ảnh hóa dữ liệu nhanh – Công cụ khám phá

Bên cạnh biểu đồ, Google Trang tính có thể nhanh chóng trực quan hóa dữ liệu của bạn và đề xuất cách trình bày dữ liệu đó bằng chức năng Khám phá. Đây là một trong những thủ thuật tấn công Google Trang tính có thể giúp bạn nhanh chóng xử lý và chuẩn bị dữ liệu cho bản trình bày hoặc cuộc họp.

Sử dụng bộ lọc

Sử dụng bộ lọc để tìm dữ liệu có liên quan từ các bảng với hàng nghìn mục nhập có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn đáng kể. Trước khi áp dụng bộ lọc, bạn phải tạo chúng bằng cách tìm tùy chọn “Tạo bộ lọc” trong menu thả xuống Dữ liệu.

Sau khi tạo bộ lọc, bạn có nhiều cách để thu hẹp dữ liệu theo giá trị, tình trạng và màu sắc, với nhiều danh mục phụ khác nhau theo ý của bạn.

Các chức năng để định dạng đúng giá trị ô – CLEAN và TRIM

Bạn sẽ thường sử dụng Google Biểu mẫu hoặc các giải pháp khảo sát khác để nhập dữ liệu vào Google Trang tính và phân tích thêm. Vì nhiều người cùng nhập dữ liệu nên có thể xảy ra lỗi định dạng và biết cách định dạng ô trong Google Trang tính là điều cần thiết.

Đó là nơi hàm TRIM giải cứu bạn bằng cách xóa khoảng trắng từ đầu và cuối ô, trong khi CLEAN có thể xóa các ký tự không in được.

Thay đổi cách viết hoa

Giống như mẹo trước đây của chúng tôi, việc thay đổi cách viết hoa có thể hữu ích cho dữ liệu được thu thập trong các cuộc khảo sát.

Hơn nữa, nếu bạn có cơ sở dữ liệu người dùng lớn như các giải pháp phần mềm trải nghiệm khách hàng có. việc không phải viết hoa văn bản trong mỗi ô theo cách thủ công có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Thay vào đó, hãy sử dụng hàm PROPER để chuyển mọi thứ sang chữ hoa tiêu đề và LOWER để thay đổi tất cả các chữ cái thành chữ thường.

Tên phân tách và dữ liệu khác

Bạn có thể chia dữ liệu thành các cột riêng biệt bằng cách chọn tùy chọn “Chia văn bản thành cột” mà bạn sẽ tìm thấy trong menu thả xuống Dữ liệu. Điều này có thể giúp bạn định dạng Google Trang tính và gán dữ liệu cho các cột khác nhau.

Kiểm tra xem địa chỉ email có hợp lệ không

Google Trang tính có một chức năng được tích hợp sẵn để kiểm tra xem ô chứa địa chỉ có tuân theo định dạng địa chỉ email thích hợp hay không. Lưu ý rằng nó sẽ không kiểm tra xem đó có phải là địa chỉ hợp lệ hay không mà chỉ kiểm tra xem địa chỉ đó có sử dụng đúng định dạng hay không.

Xác thực dữ liệu ô

Nếu bạn cần có các ô chỉ chứa các giá trị cụ thể, bạn có thể thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu cho bảng tính của mình. Thiết lập toàn bộ các hàng để chỉ hiển thị các mục từ danh sách, giá trị số, ngày tháng và các mục nhập khác. Bạn có thể dễ dàng truy cập “Xác thực dữ liệu” bằng cách chọn các trường bắt buộc và nhấp chuột phải vào lựa chọn của bạn để mở menu thả xuống.

Bảo vệ dữ liệu của bạn bằng cách khóa ô

Một trong những mẹo của Google Trang tính mà chúng tôi tin rằng bạn sẽ sử dụng mọi lúc có liên quan đến bảo vệ dữ liệu: Để ngăn các thay đổi ngẫu nhiên khi nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu, bạn có thể khóa hoặc hạn chế một số trang tính, ô, hàng và cột nhất định .

Bạn cũng có thể cảnh báo người dùng khi thực hiện thay đổi. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trong menu thả xuống Dữ liệu trong “Trang tính và phạm vi được bảo vệ”.

Dịch văn bản

Tận dụng các công cụ dịch của Google bằng cách gọi hàm GOOGLETRANSLATE để tự động dịch văn bản sang tiếng Anh hoặc thiết lập các tham số để dịch sang các ngôn ngữ khác.

Tóm tắt dữ liệu dễ dàng

Đối với bất kỳ ai muốn tạo tóm tắt nhanh dữ liệu, có các hàm SUMIF, SUMIFS, COUNT và COUNTIFS. Định dạng ô trong Google Trang tính để cho phép thêm giá trị hoặc đếm ô bằng các hàm này nếu một hoặc nhiều điều kiện được đáp ứng.

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại với macro

Người dùng Google Trang tính phải thực hiện lặp đi lặp lại các thao tác giống nhau có thể ghi lại từng bước của quy trình trong macro tùy chỉnh. Để bắt đầu ghi macro của bạn, hãy chuyển đến Công cụ / Macro / Ghi macro.

Công cụ Macro sẽ nhắc bạn chọn giữa các tham chiếu tuyệt đối hoặc tương đối. Với tham chiếu tuyệt đối, macro sẽ thực thi các tác vụ trên các ô đã chọn và tương đối, nó cũng sẽ bao gồm các ô khác.

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ cho macro, bạn cần lưu nó, đặt tên cho macro và thêm một phím tắt theo tùy chọn.

Thêm Biểu đồ Google Trang tính vào Google Tài liệu của bạn

Biết cách định dạng Google Trang tính có thể giúp bạn tạo Google Tài liệu chuyên nghiệp, tuyệt vời. Nếu bạn đang viết báo cáo dựa trên các tính toán bạn đã thực hiện trong bảng tính, bạn có thể nhập biểu đồ từ bảng tính đó. Khi ở trong Google Tài liệu, hãy chuyển đến menu Chèn, Biểu đồ và chọn tùy chọn “Từ Trang tính”. Tìm bảng tính có biểu đồ bạn cần và chèn nó vào.

Nhúng Biểu đồ Google Trang tính vào Trang web của Bạn

Bạn có thể tạo các biểu đồ tuyệt vời với Trang tính. Điều tốt hơn nữa là bạn có thể giới thiệu chúng bằng cách xuất bản chúng trên trang web của bạn.

Bạn không cần phải là người dùng Google Trang tính nâng cao để tận dụng tùy chọn tiện dụng này: Chỉ cần nhấp vào “Thêm” ở góc trên bên phải của biểu đồ bạn muốn chia sẻ. Từ menu thả xuống, hãy chọn “Xuất bản biểu đồ” và chọn “Nhúng”. Google Trang tính sẽ tạo mã HTML để bạn dán vào trang web của mình.

Nhập dữ liệu trang web và nguồn cấp dữ liệu RSS

Google Trang tính có nhiều chức năng khác nhau để nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như:

IMPORTHTML – để nhập bảng và danh sách
IMPORTXML – để nhập một phần cụ thể của trang web qua Xpath
IMPORTDATA – để thêm dữ liệu từ các tệp dựa trên web CSV
IMPORTFEED – để nhập nguồn cấp dữ liệu RSS
Người dùng đang tìm kiếm các mẹo và thủ thuật hữu ích của Google Trang tính chắc chắn sẽ thấy những chức năng này đáng để thử.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập một bảng có tất cả các câu lạc bộ NBA từ Wikipedia bằng cách sử dụng hàm IMPORTHTML.

Nhập dữ liệu từ các bảng tính khác

Thay vì có cùng một dữ liệu trên nhiều trang tính, bạn có thể nhập dữ liệu đó vào một tài liệu duy nhất bằng chức năng IMPORTRANGE. Điều này rất hữu ích, đặc biệt nếu bạn cần cập nhật dữ liệu trong trang tính trung tâm thay vì chuyển qua nhiều trang.

Chèn hình ảnh từ một URL

Google Trang tính có chức năng cho phép bạn chèn hình ảnh từ URL trực tiếp vào một ô. Hàm IMAGE có bốn đối số, bao gồm URL, chế độ, chiều cao và chiều rộng.

Chúng tôi đã chọn chế độ “1”, phù hợp với hình ảnh với kích thước ô trong ví dụ của chúng tôi ở trên.

Có ba tùy chọn định dạng Google Trang tính khác cho chức năng này: Chế độ “2” kéo dài hình ảnh để lấp đầy ô, “3” giữ nguyên kích thước ban đầu của hình ảnh và “4” cho phép chiều cao và chiều rộng cụ thể.

Chia sẻ và cộng tác trên bảng tính

Giống như các ứng dụng di động và web khác của Google, Google Trang tính có thể chia sẻ tài liệu qua URL hoặc trực tiếp với những người cụ thể. Hơn nữa, bạn có thể thiết lập quyền cho người có thể chỉnh sửa tài liệu hoặc đưa ra đề xuất.

Khi bạn gửi cho ai đó liên kết được chia sẻ, bạn có thể tạo ngay bản sao của mình nếu bạn có tài khoản Google. Khi bạn thay thế “chỉnh sửa” bằng “sao chép” trong liên kết, bạn sẽ có thể tự do định dạng bản sao tệp Google Trang tính của mình vì bạn sẽ tạo một tệp riêng biệt.

Bạn có thể xem URL mẫu bên dưới và lời nhắc bạn sẽ nhận được khi sao chép tệp.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NdzGROQ6EuasgNpFngv4pY829202HFgFjYtyzw45K70/copy

Thông báo chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu

Bạn có thể điều chỉnh các bảng tính được chia sẻ hoặc những bảng tính được sử dụng để chấp nhận các câu trả lời khảo sát để gửi thông báo cho bạn bất cứ khi nào ai đó tạo mục nhập mới hoặc chỉnh sửa tài liệu. Phải thừa nhận rằng Google Spreadsheets có ít tùy chọn thông báo hơn, chẳng hạn như phần mềm lên lịch cuộc hẹn , nhưng nó vẫn là quá đủ cho nhu cầu của hầu hết mọi người.

Đồng thời gửi email và để lại bình luận

Các bản cập nhật theo thời gian thực trên Google Trang tính rất phù hợp cho các nhóm. Tùy chọn để lại nhận xét là một trong những thủ thuật Google Trang tính có giá trị nhất đối với những người làm việc trong cùng các dự án. Bằng cách thêm dấu “+” vào trước email hoặc tên khi bạn nhận xét, bạn có thể gửi email cho người tham gia dự án ngay lập tức.

Tích hợp với Google Biểu mẫu

Google Biểu mẫu là một cách tuyệt vời để thu thập dữ liệu và tạo khảo sát. Hơn nữa, nó tích hợp hoàn hảo với Google Trang tính để phân tích và hiển thị dữ liệu.

Bạn có thể gửi dữ liệu tới Google Trang tính từ tab “Câu trả lời” trong biểu mẫu. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Google Trang tính để gửi câu trả lời hiện có và câu trả lời mới tới một bảng tính cụ thể.

Tích hợp với Google Finance

Google Trang tính có một chức năng tuyệt vời có thể lấy giá cổ phiếu hiện tại hoặc trước đó từ Google Finance. Chức năng GOOGLEFINANCE là một trong những mẹo nâng cao của Google Trang tính mà các chuyên gia tài chính sử dụng để có cái nhìn tổng quan chi tiết về các khoản đầu tư của họ.

Tiện ích bổ sung của Google Trang tính

Google Trang tính cho phép tích hợp nhiều tiện ích bổ sung có thể giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn hoặc nhập dữ liệu từ các nền tảng khác.

Các phím tắt bàn phím

Đối với bất kỳ loại phần mềm nào, phím tắt là điều cần thiết để sử dụng chương trình một cách hiệu quả. Đối với Google Trang tính cũng vậy. Google có một danh sách đầy đủ các phím tắt cho cả PC và Mac . Người dùng cũng có thể tùy chỉnh các phím tắt của mình bằng cách nhấn Control + “/” trên Windows hoặc Command + “/” trên macOS.

Tạo danh sách kiểm tra

Không có gì hài lòng hơn việc kiểm tra một nhiệm vụ đã hoàn thành. Bạn có thể sử dụng Google Trang tính để định dạng danh sách kiểm tra trong bảng tính. Thêm hộp kiểm là một vấn đề đơn giản để xác định vị trí “Hộp kiểm” trong menu thả xuống Chèn. Sau đó, bạn có thể đặt các nhiệm vụ của mình vào cột liền kề và đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành.

Đây là một số thủ thuật thu hút sự chú ý của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ thấy chúng hữu ích và thú vị như chúng tôi đã làm. Google Trang tính có nhiều tính năng và công cụ nổi bật khác. Nó cũng có sẵn và hoạt động trơn tru ngay cả trên điện thoại thông minh Android nhỏ nhất , điều này rất phù hợp trong các tình huống khi bạn cần nhanh chóng kiểm tra nội dung nào đó trên bảng tính của mình khi đang di chuyển.

Các câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để bạn thực hiện những nội dung thú vị trên Google Trang tính?

Đọc các mẹo và thủ thuật của chúng tôi dành cho Google Trang tính để tìm hiểu những gì bạn có thể làm với ứng dụng dựa trên web miễn phí của Google và cách tạo các bảng tính thú vị. Các chức năng khác nhau sẽ giúp bạn xử lý thông tin và tạo biểu đồ và định dạng có điều kiện để hiển thị dữ liệu tốt hơn.

Làm cách nào để cải thiện Google Trang tính?

Cách tốt nhất để trở nên tốt hơn với Google Trang tính là tìm cách ứng dụng có thể giúp bạn thực hiện các công việc cụ thể của bạn. Áp dụng các chức năng hữu ích và tạo macro cho các tác vụ lặp đi lặp lại chỉ là một số cách để nâng cao kỹ năng Google Trang tính của bạn một cách nhanh chóng.

Tôi có thể làm gì trong Google Trang tính?

Google Trang tính giúp bạn tạo và chỉnh sửa các bảng tính mà bạn có thể dễ dàng chia sẻ với những người khác và cộng tác. Hơn nữa, có rất nhiều thủ thuật Google Trang tính có thể giúp quy trình làm việc của bạn dễ dàng hơn. Chúng tôi đã đề cập đến một số trong số chúng trong hướng dẫn ở trên.

Google trang tính có thể xuất PDF cho in ấn nhé.

Cảm ơn bạn đã xem bài viết: Các chức năng và tùy chọn hữu ích cho người dùng Google Trang tính